Mise en place du service automatique CheckinAtWork pour mon entreprise

Mise en place du service automatique CheckinAtWork pour mon entreprise

Grâce à la fonctionnalité CheckinAtWork disponible sur GEO bump, la présence de vos ouvriers sur chantiers est automatisée !
La configuration de votre entreprise, l'encodage du personnel ainsi que l'encodage des chantiers (points d'intérêts) sont nécessaires pour activer cette automatisation. 

Les informations relatives à votre entreprise

Afin que la présence de vos ouvriers soit bien associée à votre entreprise, indiquez votre numéro BCE sur la plateforme via le menu Administration > Configuration CheckinAtWork.

 

 
Sur la fenêtre qui apparait, vous avez plusieurs possibilités d'automatisation d'enregistrement de présences :














  1. Encodez votre BCE
  2. Encodez l'adresse e-mail de la personne qui doit être avertie en cas de présence non enregistrée
  3. En cochant cette option, vous avez la possibilité d'enregistrer la présence de personnes inconnues de la plateforme (uniquement possible à l'aide d'un Construbadge ou d'un Lisabadge)
  4. En cochant cette option, la présence d'une personne de nationalité étrangère utilisant un QR Code sera encodée et envoyée à l'ONSS même si elle n'est pas répertoriée sur la plateforme
  5. Option recommandée pour permettre l'enregistrement de présence d'une personne qui aurait omis de se dissocier de son véhicule à l'aide de sa clé dallas

Les informations relatives à votre personnel

Il est primordial que le numéro NISS soit renseigné pour chaque membre de votre personnel
Si le collaborateur n'est pas encore encodé sur la plateforme, nous vous invitons à suivre la procédure adéquate (voir les liens ci-dessous).
Lorsque les informations d'identification du collaborateur seront renseignées, un bouton "Ok (Aller vers C@W)" est disponible pour se rendre automatiquement vers la fenêtre d'encodage présentée ci-dessous.
  1. Distribution des clés pour le suivi des équipes (une clé)
  2. Distribution des clés d'enregistrement du temps de travail (PrestaMob, deux clés)
Si le collaborateur pour qui vous souhaitez ajouter un NISS est déjà encodé sur votre plateforme, rendez-vous dans Administration > Personnes Check in @ Work.
La liste des collaborateurs encodés sur la plateforme apparait. Vous pouvez utiliser la recherche pour trouver facilement la personne recherchée.

Lorsque la personne recherchée apparait, vous pouvez cliquer-droit et choisir Editer.


Vous pouvez ensuite encoder le NISS ou toute autre information en fonction du collaborateur (belge, étranger, visiteur, ...) et enregistrer.


Dans le cas où le travailleur est un associé actif, il est possible de le préciser et d'ajouter des informations précises dans le formulaire du travailleur.

Si vous cochez « Associé actif », deux paramètres spécifiques sont disponibles :
  1. Journal des parts reçu : case à cocher (par défaut : non)
  2. Date limite de validité : date de fin de l'attestation sociale trimestrielle du travailleur
Dans ce cas, la case "journal des parts reçu" doit être cochée également et la date présente dans le champ "date extrême de validité" doit être postérieure à la date de présence.
Si la date limite n'est pas respectée, la présence ne sera pas envoyée à l'ONSS et un statut d'erreur vous sera notifié par e-mail.

Les informations relatives à vos chantiers CheckInAtwork

Afin de pouvoir automatiser la présence d'un collaborateur, chaque chantier éligible CheckInAtWork doit être encodé en Point d’Intérêt (POI) sur GEO bump.

Il ne s'agit pas d'un simple POI ; un numéro de chantier attribué lorsque les travaux ont été déclarés doit être encodé afin que le POI soit bien reconnu comme un chantier C@W.

Si le POI du chantier n'est pas encore encodé, suivez la procédure d'encodage d'un POI.
Lorsque les informations relatives au chantier sont encodés, cliquez sur "Ok (Aller vers C@W)" afin d'être directement redirigé vers la fenêtre d'encodage du POI CheckInAtWork.

Si le POI est déjà encodé, rendez-vous dans Administration > POI Check in @ Work.
La liste des points d'intérêts encodés sur la plateforme apparait. Vous pouvez utiliser la recherche pour trouver facilement le POI recherché.

Lorsque le POI recherché apparait, vous pouvez cliquer-droit et choisir Editer.



Dans la fenêtre d'édition, seul le numéro de chantier est obligatoire.
Vous pouvez également mentionner un e-mail de contact et autoriser des sous-traitants.



Après avoir encodé toutes les informations utilises sur votre plateforme, vous êtes fin prêt pour le CheckInAtWork.

Une question ? Une précision ?
Nous sommes à votre écoute.

L'équipe bump