Manuel d'utilisation du module de planification d'itinéraires

Manuel d'utilisation du module de planification d'itinéraires

1. Introduction

Bienvenue dans le guide utilisateur du module « Planification d'itinéraires » de FLEET bump.
Ce manuel vous aidera à planifier vos itinéraires de manière simple et efficace.

2. Prérequis

Création des conducteurs

Pour utiliser le module de planification d'itinéraires, vous devez d'abord créer des conducteurs sur votre plateforme FLEET bump.
  1. Allez dans le menu « Gestion des conducteurs ».
  2. Sélectionnez « Conducteurs ».
  3. Cliquez sur « Ajouter un nouveau conducteur » en haut à droite de la fenêtre.


Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez entrer au moins un nom et un prénom dans l'onglet « Données de profil ».



Dans l'onglet « Compte utilisateur », cochez « Accès à l'application Fleet bump » puis entrez une adresse e-mail, choisissez la langue et créez un mot de passe.


Enfin, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Abonnement planification d'itinéraires

Le conducteur est maintenant ajouté, mais l'abonnement pour la planification d'itinéraires doit être activé.
Pour ce faire, contactez l'équipe bump et indiquez les noms des conducteurs pour lesquels vous souhaitez activer l'abonnement.

3. Le module « Planification d'itinéraires »

Onglet « Planification d'itinéraires »

Cet onglet vous permet de visualiser et de gérer les itinéraires par conducteur. Il affiche l'heure probable d'arrivée à la prochaine adresse et la distance restante pour chaque conducteur en route.

En cliquant sur un conducteur, vous pouvez afficher et gérer ses itinéraires. Il est possible de trier et sélectionner un ou plusieurs conducteurs et/ou un statut (comme "pas de route", "routes non envoyées" ou "routes prévues").

Onglet « Commandes »

Cet onglet présente toutes les commandes enregistrées sous forme de tableau. Vous y trouverez tous les détails concernant chaque commande enregistrée.

La fenêtre vous permet également d'attribuer ou de réattribuer les commandes.


Onglet « Mes clients »

L'onglet affiche une liste des clients enregistrés, où vous pouvez éditer, supprimer et ajouter de nouveaux clients.

Ajouter des clients permet de rechercher facilement leur nom lors de l'encodage des itinéraires.
De plus, cela permet de renseigner les jours et heures d'ouverture de l'entreprise ainsi que les éventuelles coordonnées de contact pour le conducteur.

Onglet « Archive »

L'onglet affiche les archives et diverses statistiques basiques des conducteurs et des itinéraires sous forme de tableau.



4. Création et gestion des itinéraires

Ajouter un itinéraire

Pour créer un itinéraire, il suffit de cliquer sur l'un des conducteurs disponibles dans le premier onglet.
L'itinéraire sera ainsi directement lié au conducteur sélectionné.

Info
Seuls les conducteurs pour qui un abonnement est actif apparaissent ici.
Un itinéraire inclus :
  1. Une adresse de départ, une date, une heure de début.
  2. Diverses routes sur base de commande(s).
  3. Une adresse d'arrivée.
Lors de l'ajout d'un itinéraire, un titre automatique est attribué, mais il peut être renommé selon vos besoins.
Ce titre sera visible par le conducteur sur son application mobile lorsqu'il recevra l'itinéraire.


Il est possible de sélectionner un véhicule pour chaque itinéraire. 
Dans le menu Gestion des conducteurs > Conducteurs, un véhicule peut être attribué par défaut à un conducteur.



Gérer un itinéraire

Un menu de gestion est présent à droite de chaque itinéraire.
Il permet de dupliquer ou de supprimer l'itinéraire ou encore de changer de conducteur.


Lorsque des visites, livraisons et enlèvements sont encodés dans un itinéraire, le nombre total de kilomètres est affiché.
De plus, la durée prévue pour effectuer l'itinéraire est également indiquée.
En cliquant sur cette durée, la répartition des étapes de l'itinéraire est affichée.


Quelques notions de base

Trois types de routes sont disponibles dans un itinéraire :
  1. Visite - Simple arrêt.
  2. Livraison - Nécessite au moins un enlèvement préalable.
  3. Enlèvement - Prélèvement de marchandises avant la ou les livraison(s).
Notion de commandes :
  1. Chaque itinéraire comprends une ou plusieurs commandes. 
  2. Les commandes sont créées automatiquement lorsqu'une route (une visite, un enlèvement et/ou une livraison) est ajoutée sur un itinéraire.
  3. Plusieurs routes peuvent être ajoutées à une commande.
  4. Vous pouvez gérer les commandes dans l'onglet « Commandes ».
Idea
En résumé
Un itinéraire peut ainsi représenter une journée ou une partie de journée pour un conducteur.
Un itinéraire inclus une ou plusieurs commande(s) avec divers types de routes (visites simples, livraisons et enlèvements).

5. Encoder les routes (visites, livraisons et enlèvements)

Ajouter une visite 

À partir de la liste des conducteurs dans l'onglet « Planification d'itinéraires », vous pouvez ajouter une visite en utilisant le bouton vert « Ajouter une visite » situé en haut à droite de l'écran. En cliquant dessus, la fenêtre « Nouvelle commande » s'affiche :
  1. Un numéro de commande apparait automatiquement et peut éventuellement être renommé.
  2. Vous avez ensuite la possibilité d'attribuer la commande à l'un des conducteurs ayant un abonnement actif. Si aucun conducteur n'est attribué, la commande peut quand même être enregistrée et sera visible dans l'onglet « Commandes » pour une attribution ultérieure.
  3. Si la commande est assignée à un conducteur, elle peut être liée à un itinéraire existant. En l'absence de sélection d'un itinéraire (mais avec un conducteur assigné), un nouvel itinéraire sera automatiquement créé et la visite y sera ajoutée.
  4. En cliquant sur « Plus », il est possible d'ajouter une priorité à la commande (faible, moyenne ou élevée) ainsi qu'un prix pour un éventuel paiement à la livraison.
  5. Enfin, vous pouvez ajouter une première adresse en saisissant soit l'adresse complète, soit en sélectionnant le nom d'un client préalablement enregistré. Vous pouvez ajouter d'autres visites pour la même commande en cliquant sur « Ajouter une autre adresse » après avoir validé la première.
Dès lors qu'un arrêt (l'adresse d'une visite, d'un enlèvement ou d'une livraison) est enregistrée, vous pouvez cliquer dessus pour y ajouter certains détails.


Dans l'onglet « Commande », vous pouvez la lier à un client et ajouter un numéro de téléphone et/ou une adresse e-mail.
Une remarque peut également être renseignée (en dessous de Email). Toutes ces données seront visibles sur l'application du conducteur.

Le second onglet « Poids / temps » permet d'ajouter certaines précisions pour le conducteur comme :
  1. Le temps du chargement
  2. L'intervalle de livraison
  3. Le type de cargaison


Enfin, le dernier onglet permet d'ajouter une pièce jointe.
Celle-ci sera aussi visible par le conducteur.

Lorsque toutes les données utiles sont encodées, cliquez sur « Enregistrer la commande ».





Vous pouvez également ajouter une visite après avoir sélectionné un conducteur dans l'onglet « Planification d'itinéraires », en utilisant le bouton vert « Ajouter une visite » situé en haut à droite de l'écran. Cela ouvrira la même fenêtre de « Nouvelle commande » décrite précédemment, où vous pouvez compléter les informations comme expliqué précédemment.

La commande sera automatiquement attribuée au conducteur sélectionné avant de cliquer sur le bouton « Ajouter une visite ».

Lorsqu'un conducteur est sélectionné et qu'un itinéraire existe, un raccourci « + Ajouter une visite » est présent.


Il s'agit d'ajouter rapidement une visite en entrant une adresse (ou le nom d'un client) sur l'itinéraire.
En validant, une nouvelle commande sera créée automatiquement.

Ajouter une livraison avec enlèvement préalable

Le principe est quasiment identique à l'ajout d'une visite (comment décrit précédemment). 
En partant de la liste des conducteurs de l'onglet « Planification d'itinéraires » ou après avoir sélectionné un conducteur, cliquez sur « Enlèvement et livraison ».

Pour ce type de commande, un enlèvement et une livraison minimum doivent être encodés. 

Les différents types de routes

Les différents types de routes sont visibles grâce à l'icône « Type » dans la liste.
  1. Gris correspond à une visite
  2. Vert correspond à un enlèvement
  3. Bleu correspond à une livraison
Idea
En résumé, il existe deux possibilités pour ajouter des routes :
  1. Ajouter une visite via le bouton « Ajouter une visite », situé en haut à droite de la fenêtre « Planification de parcours ».
  2. Ajouter une livraison avec un enlèvement préalable au minimum via le bouton « Enlèvement et livraison », également en haut à droite de la fenêtre.

6. Envoi des itinéraires au conducteur

Pour chacun des itinéraires, plusieurs options sont disponibles.

Réglages de routes

L'option permet d'éviter les péages, ferry, autoroutes et/ou routes en terre.

Optimisation de la route

Optimise automatiquement l'ordre des arrêts basés sur la distance et le temps.
L'ordre peut être modifié manuellement après optimisation.


Envoi de la route au conducteur

Le bouton permet l'envoi de l'itinéraire au conducteur.



Après l'envoi, le statut « Imprévu » passe automatiquement à « Prévu ».
Le conducteur reçoit une notification sur son appareil, où est installée l'application FLEET Driver.

Le conducteur a la possibilité de modifier le statut en direct depuis FLEET Driver et choisir :
  1. Décliné
  2. Terminé
  3. En cours
  4. Chargement
Info
Les modifications apportées aux itinéraires après leur envoi génèrent automatiquement des notifications sur l'application du conducteur.


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